Hoewel er geen wettelijke verplichting is om formele procedures in te voeren voor het aantonen van de identiteit van EP NL zakenpartners, bij het aangaan van een nieuwe zakelijke relatie of het overwegen van een belangrijke eenmalige transactie, wordt verwacht en is het verstandig dat het management van EP NL Groepsvennootschappen zich vergewist van de identiteit van de partijen met wie zij transacties uitvoeren.
De KYC-richtlijn beschrijft het proces dat tot doel heeft de identiteit en geschiktheid van zakenpartners te verifiëren en te valideren om te ondersteunen bij het uitvoeren van het besluit van EP NL om financiële, regelgevings- en reputatierisico’s te beperken en naleving van de regelgeving te waarborgen. Ook zijn hierin uitgangspunten vastgelegd voor de verdeling van bevoegdheden en verantwoordelijkheden, waaronder het vier-ogen principe, bij de uitvoering van het KYC-proces volgens de KYC-richtlijn tussen de afdelingen van een EP NL Groepsvennootschap.
Alvorens een zakelijke relatie aan te gaan of voort te zetten, controleert de EP NL Groepsvennootschap haar (potentiële) zakenpartners zorgvuldig door informatie en gegevens te verzamelen uit openbare en andere betrouwbare bronnen of door een KYC-vragenlijst in te vullen en de nodige documentatie door de zakenpartner te laten verstrekken. De EP NL Groepsvennootschap evalueert en verifieert de informatie en gegevens, controleert of aan de zakenpartner sancties opgelegd zijn en beoordeelt of het aangaan van een zakelijke relatie met de zakenpartner een risico kan vormen op non-compliance op het gebied van witwassen, terrorismefinanciering of belastingfraude. Indien de KYC-procedure zorgen of onregelmatigheden aan het licht brengt, met betrekking tot de identiteit en geschiktheid van de zakenpartner, kan de EP NL Groepsvennootschap besluiten de zakelijke relatie of transactie niet aan te gaan.
