Verwerken van klantgegevens
Teneinde de dienstverlening van en EP NL zo effectief en efficiënt mogelijk uit te voeren en bovendien zo goed mogelijk aan te laten sluiten op de behoeften van haar klanten, verwerkt EP NL klantgegevens.
Bij het verwerken van deze klantgegevens waarborgt EP NL de privacy van haar klanten en neemt zij de wet- en regelgeving in acht. Zo heeft EP NL de verwerking van klantgegevens aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. EP NL vindt het belangrijk om heldere spelregels te geven over het gebruik van de klantgegevens die EP NL verkrijgt. Deze spelregels zijn vastgelegd in deze privacyverklaring. EP NL behoudt zich het recht voor om wijzigingen in deze privacyverklaring aan te brengen. Als EP NL deze verklaring wijzigt, zal zij de klant daarvan zo spoedig mogelijk op de hoogte stellen door de voorgestelde wijzigingen vooraf te plaatsen en expliciet te vermelden op de website van EP NL.
Tot de klantgegevens die EP NL verkrijgt, behoren naam, adres, vestigingsplaats, telefoonnummer, email-adres, verbruiksgegevens, bankrekeningnummer en betalingsgegevens. Al deze gegevens verkrijgt EP NL nadat ze daarvoor toestemming heeft gekregen van de klant.
Op welke manier verwerkt EP NL de klantgegevens?
De verwerking van klantgegevens door EP NL gebeurt in overeenstemming met de wettelijke voorschriften, zoals die zijn beschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit houdt onder meer in dat de gegevens op zorgvuldige en behoorlijke wijze verwerkt worden. Bovendien worden de klantgegevens alleen verwerkt als deze – gelet op de doeleinden waarvoor de klantgegevens verzameld zijn – toereikend, ter zake en niet bovenmatig zijn. Bijzondere persoonsgegevens zoals gegevens over uw gezondheid en strafrechtelijke verleden of etnische gegevens zal EP NL niet verwerken. Daarnaast worden de klantgegevens niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij verzameld zijn. Ook controleert EP NL regelmatig of de klantgegevens die door haar verwerkt worden nog wel correct zijn.
EP NL past passende technische en organisatorische maatregelen toe om de klantgegevens te beschermen. Daardoor kan EP NL een hoog beveiligingsniveau garanderen. Bovendien controleert EP NL regelmatig of de door haar getroffen beveiligingsmaatregelen nog wel voldoen. Als dat niet het geval is, treft EP NL onmiddellijk aanvullende maatregelen.
Voor welke doeleinden verwerkt EP NL klantgegevens?
EP NL verwerkt klantgegevens om in concernverband haar werkzaamheden te kunnen verrichten. Het gaat hier om werkzaamheden als:
- Het leveren, dan well ter beschikking stellen van elektriciteit, gas, en eventuele andere diensten
- Het (doen) innen van vorderingen en het (doen) betalen van vorderingen
- Het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven en het doen van betalingen
- Het verlenen van medewerking aan de heffing en invordering van door de overheid opgelegde belastingen, waaronder gemeentelijke, provinciale en waterschapsbelastingen
- Het behandelen van geschillen met klanten en het doen uitvoeren van accountantscontrole
- Het (doen) uitvoeren van (direct)marketingactiviteiten, statistisch onderzoek en marktonderzoek, onder meer door het toezenden van mailings en het telefonisch benaderen van klanten
Welke rechten heeft de klant?
De klant kan EP NL vragen of EP NL persoonsgegevens van de klant verwerkt. EP NL zal de klant in dat geval zo spoedig mogelijk – uiterlijk binnen vier weken na het verzoek – informeren of dit het geval is. Als EP NL persoonsgegevens van een klant verwerkt zal EP NL deze klant in ieder geval een overzicht geven van de klantgegevens die verwerkt worden, een beschrijving geven van het doel van de verwerking, informeren over de herkomst van de klantgegevens en aangeven aan wie de klantgegevens mogelijk ter beschikking worden gesteld.
De klant kan EP NL bovendien vragen om de klantgegevens in te zien en vragen om deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen als ze feitelijk onjuist zijn, voor de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake doen, dan wel op een bepaalde manier in strijd zijn met wet- of regelgeving. Het verzoek van de klant moett de door hem of haar gewenste aanpassingen bevatten. EP NL zal de klant dan zo snel mogelijk – uiterlijk binnen vier weken na het verzoek – gemotiveerd informeren of het verzoek kan worden geaccepteerd en zal een eventuele acceptatie dan zo spoedig mogelijk uitvoeren.
In bijzondere gevallen – zoals wanneer de klant bezwaar heeft tegen het gebruik van zijn of haar klantgegevens voor direct marketing door EP NL dan wel tegen de verstrekking door EP NL van zijn of haar klantgegevens aan derden – kan de klant verzet aantekenen tegen dat gebruik van klantgegevens door EP NL. Het gebruik van de klantgegevens voor die doeleinden zal EP NL dan onmiddellijk stopzetten.
Vacatures
Wanneer u via onze website of via LinkedIn solliciteert, verzamelen wij altijd uw naam, e-mailadres, geboortedatum, adres, telefoonnummer, CV en de antwoorden op een aantal vragen die wij relevant vinden voor de vacature. Alle gesprekken die u via e-mail met onze medewerkers heeft over een vacature, worden ook verzameld.
Waarom verwerken wij deze persoonsgegevens?
Wanneer u solliciteert, verzamelen wij deze gegevens op basis van onze legitieme zakelijke belangen, met name om de juiste persoon voor de functie aan te nemen en om u te helpen als u vragen heeft over de geadverteerde vacatures of het bedrijf. Verder gebruiken we dit om u uit te nodigen voor een gesprek of om u te laten weten dat we een andere kandidaat voor de functie hebben gevonden.
Hoe gaan wij om met uw persoonsgegevens die worden verzameld in ons wervingsproces?
We zullen uw persoonlijke gegevens alleen bewaren voor de periode die nodig is om de doeleinden te bereiken waarvoor ze zijn verzameld of verwerkt, tenzij we ze moeten bewaren om fiscale of wettelijke redenen. In de praktijk betekent dit dat als u wordt aangenomen, de gegevens met betrekking tot uw sollicitatie in uw personeelsdossier terechtkomen. Als u niet wordt aangenomen, bewaren we je persoonsgegevens tot een maand nadat je bent afgewezen, tenzij je ons toestemming geeft om ze langer (uiterlijk 6 maanden) te bewaren, bijvoorbeeld om opgenomen te worden in een talentenpool.
Wij zullen uw persoonsgegevens niet delen met derden, tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wij jouw toestemming hiervoor hebben gekregen.
U hebt het recht om van ons te verkrijgen: informatie over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken, evenals een kopie van de persoonsgegevens die wij over u hebben opgeslagen. Daarnaast heeft u het recht om uw persoonsgegevens in onze administratie te corrigeren, bij te werken, af te schermen of te verwijderen, alsmede op gegevensoverdraagbaarheid van uw persoonsgegevens naar een derde partij, en om misbruik van uw persoonsgegevens te melden.
Verzoeken als hierboven en eventuele andere vragen over de manier waarop EP NL omgaat met haar klantgegevens of persoonsgegevens kunnen worden gericht aan: EP NL, Postbus 51, 4330 AB MIDDELBURG.